FAQ Monitoring dan Evaluasi Reformasi Birokrasi Bagian 2

Tanya:

Apa perbedaan utama monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi?

Jawab:

Monitoring merupakan sebuah kegiatan untuk memantau, meng-check dan recheck berlangsungnya pelaksanaan program reformasi birokrasi dan kemajuan yang terjadi pada program/kegiatan reformasi birokrasi itu dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan evaluasi merupakan suatu kegiatan untuk menilai hasil pelaksanaan reformasi birokrasi dengan cara membandingkan antara capaian kegiatan RB dengan target/standar/rencana yang telah ditetapkan serta menetapkan faktor-faktor penunjang keberhasilan dan/atau kegagalannya. Secara singkat, perbedaan antara monitoring dan evaluasi adalah pada waktu pelaksanaannya, jika monitoring dilaksanakan selama proses kegiatan, evaluasi dilaksanakan di akhir sebuah kegiatan.  

Tanya:

Apa perbedaan masing-masing metode monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi?

Jawab

Metode yang digunakan dalam melaksanakan monitoring dan evaluasi adalah Desk Monitoring dan Field Monitoring dengan menggunakan alat bantu Lembar Analisis Monitoring dan Evaluasi.  Perbedaan di antara keduanya antara lain adalah bawah Desk monitoring dilakukan dengan cara mengumpulkan dan mereview dokumen sedangkan Field Monitoring dilakukan dengan cara wawancara, FGD, penyebaran kuisioner, dll. Perbedaan lainnya adalah jenis data; Desk Monitoring menggunakan data sekunder sedangkan Field Monitoring menggunakan data primer.

Tanya:

Apa yang menjadi objek monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi?

Jawab:

Obyek monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi pada kementerian/lembaga adalah Unit Pelaksana Reformasi Birokrasi dan pelaksanaan Reformasi birokrasi pada kementerian/lembaga.

Tanya:

Siapa yang menjadi subjek monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi?

Jawab:

Subjek monitoring dan evaluasi adalah Tim Monev dan Dokumen Monev itu sendiri..

Tanya:

Apa yang dihasilkan dari monitoring dan evaluasi dan digunakan untuk apa hasil tersebut?

Jawab:

Monitoring dan Evaluasi menghasilkan 2 laporan monitoring dan 1 laporan evaluasi setiap tahunnya. Laporan monitoring yang berisikan tingkat keberhasilan pelaksanaan program RB serta temuan penyimpangan yang terjadi serta saran perbaikannya. Laporan evaluasi berisikan hasil penilaian pelaksanaan program RB, faktor-faktor keberhasilan dan kegagalannya serta saran-saran rekomendasi.

Tanya:

Apa peran masing-masing tim (TQA, Tim Monev, dan Konsultan) serta hubungan di antara ketiganya?

Jawab:

Peran TQA sebagai penilai/penjamin kualitas, peran Tim Monev sebagai pemantau dan pengevaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi, dan peran Konsultan sebagai narasumber, penghubung Tim Monev dengan Tim POKJA lainnya. Hubungan di antara ketiganya adalah hubungan kerja sama dalam rangka melaksanakan monev sesuai degan tujuan yang diinginkan.

Tanya:

Apa yang menjadi perbedaan Monev dengan PMPRB?

Jawab:

Monev dan PMPRB mempunyai perbedaan baik dalam tujuan, cara, maupun pengguna penggunaan hasilnya serta ruang lingkupnya. Monitoring dan evaluasi digunakan untuk menilai kemajuan pelaksanaan program RB dalam suatu K/L serta mengetahui faktor-faktor pendukung dan penghambat pelaksanaan reformasi birokrasi untuk digunakan oleh Tim Reformasi Birokrasi di kementerian itu sendiri untuk perbaikan (ditindaklanjuti) pada periode selanjutnya. Sedangkan PMPRB memiliki beberapa tujuan antara lain menilai keterkaitan langkah-langkah yang digunakan pada suatu kementerian dengan tingkat keberhasilan pelaksanaan IKU RB di kementerian tersebut, membandingkan keberhasilan itu dengan K/L lain, menjembatani bench learning antar K/L, menyusun profil reformasi birokrasi secara nasional dan menjadi bahan untuk perbaikan pelaksanaan RB secara nasional.  

Tanya:

Bagaimanakah pelaksanaan monitoring?

Jawab:

Kegiatan monitoring setiap 6 (enam) bulan sekali menggunakan metode yang telah ditentukan dan disesuaikan dengan target, sasaran, dan rencana yang telah ditetapkan juga disesuaikan dengan Grand Design dan Road Map RB. Jika terjadi penyimpangan, maka dilakukan pula upaya untuk mengembalikan kegiatan kepada jalur yang seharusnya.

Tanya:

Apa hasil dari monitoring dan disampaikan kepada siapa?

Jawab:

Monitoring menghasilkan suatu laporan monitoring yang didalamnya berisi deskripsi kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi dan rekomendasi-rekomendasi untuk perbaikan proses pelaksanaan reformasi birokrasi yang disampaikan kepada Tim POKJA Monev.

FAQ MONITORING DAN EVALUASI REFORMASI BIROKRASI

1.      Apa yang dimaksud dengan monitoring dan evaluasi RB?

Monitoring atau Pemantauan adalah suatu proses penilaian kemajuan suatu program atau kegiatan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil atau prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu kegiatan dalam mencapai tujuan.

2.      Apa persamaan monitoring dan evaluasi RB?

Monitoring dan Evaluasi merupakan suatu rangkaian kegiatan untuk mengukur tingkat  kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi di K/L dan menilai keberhasilan reformasi birokrasi

3.      Apa perbedaan monitoring dan evaluasi?

     Selain dari pengertiannya, perbedaan antara Monitoring dan Evaluasi terletak pada waktu pelaksanaannya. Monitoring dilaksanakan untuk periode tengah tahunan (per semester)

Evaluasi dilaksanakan untuk periode tahunan. Monitorring dilaksanakan selama kegiatan/program berlangsung sedangkan evaluasi dilakukan di akhir program/kegiatan.

4.      Apa yang dimaksud monitoring pelaksanaan Reformasi Birokrasi?

Suatu proses penilaian yang tersusun secara sistematis untuk mengukur kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi di tingkat K/L.

5.      Apa yang dimaksud evaluasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi?

Serangkaian kegiatan membandingkan hasil atau prestasi reformasi birokrasi dengan standar, rencana, atau norma yang telah ditetapkan, dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan reformasi birokrasi tersebut dalam mencapai tujuan.

6.      Apa dasar hukum pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi?

·         Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2005-2025

·         Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025

·        Peraturan Menteri Pendayagunaan AparaturNegara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Ta­hun 2010 tentang Road Map ReformasiBirokrasi 2010-1014

·         Peraturan Menteri Pendayagunaan AparaturNegera Nomor 53 Tahun 2011 Tentang Quality Assurance dan Monitoring danEvaluasi;

7.      Apa saja tujuan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi?

·         Mendapatkan informasi tentang kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi pada kementerian/lembaga sesuai dengan tahapan yang telah ditetapkan;

·         Menilai keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi dalam suatu periode tertentu;

·         Menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan reformasi birokrasi;

·         Memberikan saran/rekomendasi berkaitan dengan reward dan punishment sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

8.      Sejauh mana ruang lingkup kegiatan monitoring pelaksanaan Reformasi Birokrasi?

Ruang Lingkup kegiatan pemantauan kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi pada kementerian/lembaga adalah kemajuan pelaksanaan program reformasi birokrasi yang telah ditetapkan di tingkat mikro.

9.      Sejauh mana ruang lingkup kegiatan evaluasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi?

Ruang Lingkup kegiatan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi pada kementerian/lembaga atas pelaksanaan program reformasi birokrasi di tingkat mikro. Evaluasi harus meliputi pula dampak strategis pelaksanaan reformasi birokrasi pada kementerian/lembaga.

10.  Apa saja 8 Area Perubahan/Program Birokrasi Tingkat Mikro Reformasi Birokrasi itu?

8 Area Perubahan itu antara lain adalah:

·         Pola Pikir dan Budaya Kerja (Manajemen Perubahan);

·         Penataan peraturan perundang-undangan;

·         Penataan dan penguatan organisasi;

·         Penataan tatalaksana;

·         Penataan sistem manajemen sumber daya manusia aparatur;

·         Penguatan pengawasan;

·         Penguatan akuntabilitas kinerja;

·         Peningkatan kualitas pelayanan publik.

.

11.  Selain menilai kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi, evaluasi juga harus meliputi dampak strategi pelaksanaan RB, apa sajakah itu?

Dampak strategis dalam reformasi birokrasi adalah efisiensi dan/atau optimalisasi penggunaan anggaran, peningkatan kualitas pelayanan publik, dan peningkatan kapasitas dan akuntabilitas kinerja organisasi.

12.  Apa keuntungan yang didapat oleh pegawai/lembaga dengan dilaksanakannya monitoring dan evaluasi RB?

Keuntungan yang didapat oleh Lembaga/Pegawai ketika berhasil melaksanakan reformasi birokrasi selain adanya efisiensi dan efektivitas pekerjaan juga adanya berupa reward dalam bentuk tunjangan kinerja.

13.  Apa saja yang menjadi prinsip monitoring dan evaluasi RB?

Best practice dan ketentuan perundang-undangan

14.  Apa yang dimaksud dengan prinsip Best Practices?

Suatu ide atau gagasan mengenai suatu teknik, metode, proses, aktivitas, insentif, atau penghargaan(reward) yang lebih efektif dalam mencapai keberhasilan yang luar biasa

15.  Dokumen apa yang ditetapkan oleh Tim Penjamin Kualitas setiap awal tahun dalam rangka pelaksanaan monitoring dan evaluasi?

Rencana Kerja Tahunan

16.  Memuat informasi tentang apa saja Surat Tugas Monitoring dan Evaluasi?

Memuat informasi tentang:

1)      Obyek Monitoring dan Evaluasi

2)      Jenis penugasan (Monitoring atau Evaluasi)

3)      Susunan Tim

4)      Jangka waktu pelaksanaan monitoring dan evaluasi.

17.  Apa saja yang menjadi objek monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi di tingkat kementerian/lembaga?

Unit Pelaksana Reformasi Birokrasi dan pelaksanaan reformasi birokrasi pada kementerian/lembaga. Unit pelaksana RB merupakan pejabat pada kementerian/lembaga yang menjadi pengarah dan dan pelaksana reformasi birokrasi pada kementerian/lembaga.

18.  Berapa kali kegiatan monitoring RB dilakukan minimal dalam satu tahu?

Minimal setiap enam bulan sekali dan dilaksanakan pada saat pelaksanaan reformasi birokrasi untuk suatu tahun sedang berjalan

19.  Dapatkah monitoring dilakukan beberapa kali dalam setahun?

Bisa, monitoring dapat dilakukan beberapa kali dalam setahun untuk memantau kemajuan dari pelaksanaan reformasi birokrasi

20.  Kapan kegiatan evaluasi RB dilaksanakan?

Pada akhir tahun

21.  Dalam satu tahun berjalan, berapa kali kegiatan evaluasi RB dilaksanakan?

Satu kali

22.  Secara organisasional, siapakah yang ditugaskan untuk melaksanakan monitoring dan evaluasi RB di kementerian/lembaga?

Tim Penjamin Kualitas (Quality Assurance)

23.  Dalam siklus monitoring dan evaluasi, ada berapa tahap yang dilaksanakaan? Sebutkan!

3 Tahap (Perencanaan, Pelaksanaan, Pelaporan)

24.  Apa yang dilakukan dalam tahap perencanaan?

Penetapan target, pemilihan metode, serta penentuan langkah-langkah kerja yang akan dilaksanakan dan sumber daya manusia yang diperlukan dalam monitoring dan evaluasi

25.  Apa saja yang dilakukan dalam tahap pelaksanaan?

Melaksanakan langkah-langkah kerja yang kerja yang telah direncanakan dengan mendasarkan standar monitoring dan evaluasi yang berlaku.

26.  Apa saja yang dilakukan dalam tahap pelaporan?

Menyampaikan hasil pemantauan kemajuan dan capaian pelaksanaan reformasi birokrasi disertai dengan analisis dan saran atau rekomendasi untuk perbaikannya.

27.  Apa yang dimaksud dengan kegiatan penetapan target dalam tahap perencanaan?

Penetapan hal-hal yang diharapkan untuk dicapai dalam ukuran-ukuran tertentu.

28.  Apa yang dimaksud base line dalam monitoring dan evaluasi?

Tingkat pencapaian awal masing-masing indikator keberhasilan yang merupakan awal dilaksanakannya program Reformasi Birokrasi di Kementerian/Lembaga. Base line data akan sangat bermanfaat dalam evaluasi karena merupakan data pembanding untuk menilai tingkat kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi pada periode tertentu.

29.  Siapakah yang melakukan penilaian awal pelaksanaan birokrasi di kementerian/lembaga?

Unit Pelaksana Reformasi Birokrasi Nasional (UPBRN)/Kementerian PAN dan RB

30.  Untuk menilai dampak strategis, apa yang merupakan base line datanya?

Tingkat pencapaian masing-masing indikator keberhasilan yang merupakan awal dilaksanakannya Reformasi Birokrasi pada Kementerian/Lembaga.

31.  Apa saja dampak strategis yang perlu dinilai kemajuannya?

Efesiensi/optimalisasi penggunaan anggaran, pelayanan publik, dan akuntabilitas serta kapabilitas kinerja pemerintahan.

32.  Apa sajakah metode yang dapat digunakan dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi?

·         Desk Monitoring

·         Field Monitoring/Observasi

·         Lembar Kerja monitoring dan evaluasi

33.  Apa yang dilakukan dalam Desk Minitoring?

Mengumpulkan dokumen dan melakukan reviu atas dokumen tersebut. Reviu terhadap dokumen dilakukan untuk melihat kemajuan dan dampak strategis pelaksanaan reformasi birokrasi pada masing-masing kementerian/lembaga

34.  Semacam apakah bukti-bukti yang perlukan dalam desk monitoring?

Dokumen yang berupa laporan kegiatan RB pada kementerian/lembaga yang memuat program, kegiatan, dan hasil yang diharapkan pada tingkatan mikro.

35.  Apa yang dimaksud field monitoring?

Kegiatan monev lanjutan untuk lebih meyakinkan atas riviu yang telah dilakukan dalam bentuk penelitian langsung ke lapangans. Field monitoring dilakukan dengan observasi langsung, wawancara/ permintaan keterangan, dan memberikan kuesioner kepada Kementerian/lembaga

36.  Apa saja metode yang termasuk field monitoring itu?

Observasi langsung, wawancara/ permintaan keterangan, dan memberikan kuesioner.

37.  Apa yang dimaksud Lembar Kerja Analisis Hasil Monitoring dan Evaluasi itu?

Lembar Kerja Analisis Hasil Monitoring dan evaluasi adalah lembar kerja yang digunakan oleh Tim Monev untuk melakukan analisis terhadap hasil-hasil monitoring dan evaluasi sehingga didapatkan hasil-hasil monev sesuai dengan tujuan monev diantaranya dapat diketahuinya sejauhmana kemajuan pelaksanaan RB, factor-faktor keberhasilan dan kegagalan RB di suatu lembaga, serta saran dan rekomendasi pelaksanaan Rb selanjutnya berdasarkan data hasil monitoring.

38.  Berisi apa sajakah Lembar Kerja Monitoring dan Evaluasi itu?

Lembar Kerja Monitoring dan Evaluasi berisi di antaranya Area Perubahan dan Program, Hasil yang Diharapkan, Kolom Monitoring (Keberadaan, Ketepatan Waktu), Kolom Evaluasi (berisi capaian).

39.  Apa saja yang dihasilkan dari Analisis hasil Monitoring dan Evaluasi?

-          Hasil analisis faktor-faktor penyebab kegagalan dan kesuksesan pelaksanaan Reformasi Birokrasi;

-          Saran dan rekomendasi kegiatan selanjutnya.

40.  Apa sajakah yang tercantum dalam Laporan Monitoring dan Evaluasi?

Bab I Simpulan dan Rekomendasi

Bab II Uraian Hasil Monitoring dan Evaluasi

41.  Apa saja yang tercantum dalam BAB I Laporan Monev?

Simpulan dan rekomendasi. Berisi simpulan dan rekomendasi/saran/hal-hal yang memerlukan tindak lanjut atas kegiatan monitoring dan evaluasi reformasi birokrasi

42.  Apa saja yang tercantum dalam BAB I Laporan Monev

Uraian hasil monitoring dan evaluasi. Berisi tentang dasar, tujuan, ruang lingkup, batasan, tanggung jawab, dan metodologi, hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi Kementerian/Lembaga sesuai dengan instrumen yang digunakan dalam monitoring dan evaluasinya serta informasi birokrasi yang telah dilaksanakan di Kementerian/Lembaga serta pencapaian saat ini.